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从应收账款管理看施工合同风险防范

作者:周晖律师 建设工程 | 2021-07-24 | 156人看过

  应收账款流程中销售部门与财务部门的职责

  企业的财务部门和业务部门各自为营,缺乏沟通,加之人为因素,经常出现产品出库数量与财务入账的金额不对等的情况。两部门职责不清,都不承担客户拖欠责任,形成真空。销售部门订单发货,财务部门记账、结算,以现金管理和事后管理为主。销售部门业务承保及销售又清欠,结果盲目赊销,应收账款大量产生,原因客户资源垄断,销售人员管理失控,财务管理脱节。财务部门负责应收款清欠,结果财务强调现金管理,财务与业务口径不一,销售额下降,无法激励业务人员催款积极性。由于这种监管制度的不合理性或执行人员的松懈, 造成了企业的核算漏洞,产生了应收账款。现在一些企业对客户资信度调查不够,没有建立客户资信档案。在企业的销售人员的新老交替或调换岗位时,新到位的销售人员对客户的资信度不了解,就容易上当受骗。如有的客户借助销售人员新老交替之时,开始几笔业务特别守信按时回款, 然后寻找各种借口进行赊欠款项,最后连人都找不到;也有的客户拿来支票来说明提货后付款,等你将支票送银行后就发生退票,才发现上当受骗。另外还有公司内部危险因素,如员工离职,业务资料和信息散失,片面追求业务量,对业务对象调查不够,业务员虚报折扣或虚报公关费,员工携款出走。只有建立健全的监督管理制度,依据规章制度行事,才能有效的控制应付账款的产生,同时减少了人为因素造成的失误。

  针对以上应收账款管理中存在的问题应采取的对策及措施

  (一)提高企业的财务风险意识

  企业负责人、销售人员和财务人员都要充分认识财务的风险,认识应收账款收不回的风险和危害性。企业在经营中应该透彻地了解客户的资信情况,建立科学合理的信用政策,在选择客户、签订合同、提供授信及客户回款的全过程中对客户进行信用管理。在确定赊销策略时,一定要对客户的资信情况进行认真调查分析。要根据本企业的实际情况制定销售工作的标准和赊销工作的审批权限,使相关人员按工作的标准开展工作,定期分析客户的支付能力及信用状况,及时反馈给销售部门,设立销售警戒线,减少因工作的失误给企业带来的经济损失。

  (二)实行和健全企业内部管控机制

  维护企业财产安全和稳定最好的方法, 便是建立科学有效的内部管理机制。以制度管人,依制度行事,是最有效的方法之一。应收账款内部控制的基本流程如下: 企业的相关部门对客户提出的赊销申请进行审验、批准,通过之后,双方签订协议,双方依据协议内容进行开票、发货、付款、催款等一系列活动。此外,为了保证内部管控制度的顺利实施,应该在每个环节都要设置相关的工作人员,并且明确划分不同职位人员的职责。当然,在执行过程中监督机制必不可少,为达到互相监督的目的, 生效需同时经手两个及以上人员。

  (三)建立科学的库存管理制度

  一般来说, 资金周转流动的越快,它的价值就会越大,所以,库存要保持在合理的范围内,也能为公司节约成本。目前,库存管理的先进方法是日本首先提出的“零库存”。零库存,具有降低库存管理成本,减少资金占有量的优点。倒是企业万万不可为了追求减少库存而最大限度的降低库存,企业的相关部门必须事先对市场和客户进行科学、客观的评估。

  (四)建立完善的客户信用评价制度

  合理的应收账款会带动企业经济效益的增长,可是过度赊销造成不合理的应收帐款造成企业承受比较大的资金风险。企业非常有必要建立完善的客户信用评价制度,来降低这种资金风险。企业应该事先对客户进行考察、审验,看该用户是否有良好的社会信用度和是否有债务偿还能力。此外,还要密切关注客户的运营状态,确定客户方是否盈利。最后,依据担保物的价值,给予客户合理的赊销量。

  建立信用制度,信用标准是企业决定授予客户信用所要求的最低标准,也是企业对于可接受风险提供的一个基本判别标准。信用标准较严,可使企业遭受坏账损失的可能性减小,但会不利于扩大销售。反之,如果信用标准较宽,虽然有利于刺激销售增长,但有可能使坏账损失增加,得不偿失。

  (五)建立赊销审批制度

  在企业内部应分别规定业务部门内各级管理人员可批准的赊销限额,限额以上须报经上级或经理审批。这种分级管理制度使赊销业务必须经过相关人员的授权批准,有利于将其控制在合理的限度内。审批制度与企业的销售政策、财务控制是互相连接的,也与企业的组织架构相配合。

  (六)强化应收账款的单个客户管理和总额管理

  企业对与自己有经常性业务往来的客户应进行单独管理,通过付款记录、账龄分析表及平均收款期判断个别账户是否存在账款拖欠问题。如果赊销业务繁忙,不可能对所有客户都单独管理,则可侧重于总额控制。赊账期内1.确定客户收货确认单2.及时与客户沟通包括定期走访、电话联系3.及早发现客户异常变动4.书面通知客户付款。

  逾期付款的应审查客户资信,了解拖欠的原因,停止供货防止应收账款加大。

  (七)建立销售回款一条龙责任制

  为防止销售人员为了片面追求完成销售任务而强行销售,企业应在内部明确,追讨应收账款不是财务人员而是销售人员的责任。同时,制订严格的资金回款考核制度,以实际收到货款数作为销售部门的考核指标,每个销售人员必须对每一项销售业务,从签订合同到回收资金过程负全责。这样就可使销售人员明确风险意识,加强货款的回收。

  建议:业绩考核中设计应收账款控制目标,要明确销售和财务两部门的目标,确定应收账款管理人,建立定期沟通机制,建立应收账款主管领导协调个部门。

  完善员工档案,完善客户档案

  施行员工辞职离职审计,交接制度,即新老员工交接,新业务与离任业务员的客户交接,向客户面送公司新人委托书,告知客户。

  二、 签订合同应注意的问题

  合同风险防范是企业内控制度主要内容,首先合同是一种法律行为,然后才是控制法律风险行为。“每一合同条款都有其存在的意义”,不论是何种合同一般有以下四个目的:交易;明确双方的权利义务;预防风险;解决争议。建设工程施工合同的目的是交易,核心是明确双方的权利义务,即承包方通过人材机的调配在一定时间内完成符合国家质量标准、且符合发包人要求的建筑物,发包人按约定支付工程款。为了实现该目的,就需要对合同履行过程中的风险进行预防,为双方解决争议提供合同依据。

  (一)关于发包人与承包人

  1、发包方需要满足两方面内容:①主体资格,即建设相关手续是否齐全。例:建设用地是否已经批准?是否列入投资计划?规划、设计是否得到批准?是否进行了招标等。②履约能力即资金问题。施工所需资金是否已经落实或可能落实等。

  2、承包方需要满足的内容有:①资质情况;②施工能力;③社会信誉;④财务情况。承包方的二级公司和工程处不能对外签订合同。上述内容是体现履约能力的指标,应认真的分析和判断。

  (二)合同价款应注意

  1、“合同价款”的填写,应依据住建部规定,招标工程的合同价款由发包人、承包人依据中标通知书中的中标价格在协议书内约定。非招标工程合同价款由发包人承包人依据工程预算在协议书内约定。

  2、合同价款是双方共同约定的条款,要求第一要协议,第二要确定。暂定价、暂估价、概算价、都不能作为合同价款,约而不定的造价不能作为合同价款。

  (三)发包人工作与承包人工作条款应注意

  1、双方各自工作的具体时间要填写准确。

  2、双方所做工作的具体内容和要求应填写详细。

  3、双方不按约定完成有关工作应赔偿对方损失的范围、具体责任和计算方法要填写清楚。

  (四)合同价款及调整价款应注意

  1、填写合同价款及调整时应按《通用条款》所列的固定价格、可调价格、成本加酬金三种方式,约定一种写入本款。

  2、采用固定价格应注意明确包死价的种类。如:总价包死、单价包死,还是部分总价包死,以免履约过程中发生争议。

  3、采用固定价格必须把风险范围约定清楚。

  4、应当把风险费用的计算方法约定清楚。双方应约定一个百分比系数,也可采用绝对值法。

  5、对于风险范围以外的风险费用,应约定调整方法。

  (五)工程预付款条款应注意

  1、填写约定工程预付款的额度应结合工程款、建设工期及包工包料情况来计算。

  2、应准确填写发包人向承包人拨付款项的具体时间或相对时间。

  3、应填写约定扣回工程款的时间和比例。

  (六)工程进度款条款应注意

  1、工程进度款的拨付应以发包方代表确认的已完工程量,相应的单价及有关计价依据计算。

  2、工程进度款的支付时间与支付方式以形象进度可选择:按月结算、分段结算、竣工后一次结算(小工程)及其它结算方式。

  (七)材料设备供应条款应注意

  1、应详细填写材料设备供应的具体内容、品种、规格、数量、单价、质量等级、提供的时间和地点。

  2、应约定供应方承担的具体责任。

  3、双方应约定供应材料和设备的结算方法(可以选择预结法、现结法、后结法或其他方法)。

  (八)违约条款应注意

  1、在合同中首先应约定发包人对《通用条款》中的预付款、工程进度款、竣工结算的违约应承担的具体违约责任。

  2、在合同中应约定承包人对《通用条款》违约应承担的具体违约责任。

  3、还应约定其它违约责任。

  4、违约金与赔偿金应约定具体数额和具体计算方法,要越具体越好,具有可操作性,以防止事后产生争议。

  (九)争议与工程分包条款应注意

  1、争议的解决方式是选择仲裁方式,还是选择诉讼方式,双方应达成一致意见。

  2、如果选择仲裁方式,当事人可以自主选择仲裁机构。仲裁不受级别地域管辖限制。

  3、如果选择诉讼方式,应当选定有管辖权的人民法院(诉讼是地域管辖)。

  4、分包的工程项目须经发包人同意,禁止分包单位将其承包的工程再分包。

  (十)关于补充条款

  1、需要补充新条款或哪条、哪款需要细化、补充或修改,可在《补充条款》内尽量补充,依次按顺序排列。

  2、补充条款必须符合国家、现行的法律、法规,另行签订的有关书面协议应与主体合同精神相一致。要杜绝“阴阳合同”。

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个人简介:有着证券和期货的从业经历,有着10余年建设工程法务的工作经验。担任小贷公司,投资管理公司,建设工程公司建设工程监理公司和···

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