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海南省人民政府办公厅关于印发《海南省行政机关公文处理实施细则》的通知[失效]

颁布部门: 海南省人民政府

颁布日期:1998-12-08

效力级别:地方政府法规

发文编号:琼府办[1998]133号

执行日期:1998-12-08

海南省人民政府办公厅关于发布《海南省

行政机关公文处理实施细则》的通知

(琼府办〔1998〕133号)

各市、县、自治县人民政府,省政府直属各单位:

经省政府同意,现将重新修订的《海南省行政机关公文处理实施细则》发给你们,请遵照执行。

海南省人民政府办公厅

一九九八年十二月八日

海南省行政机关公文处理实施细则

第一章 总则

第一条 为使全省国家行政机关(以下简称行政机关)的公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据国务院办公厅修订发布的《国家行政机关公文处理办法》(国发〔1993〕81号),结合本省实际,制定本实施细则。

第二条 行政机关的公文(包括电报,下同)是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策,发布行政法规和规章,采取行政措施,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。各部门、各单位机关工作人员,必须正确运用这一重要工具,为本省的改革开放和开发建设服务。

第三条 全省各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构,主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作。办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守,廉洁正派,具备有关专业知识。

第四条 全省各级行政机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风,克服官僚主义、形式主义和文牍主义,逐步改善办公手段,不断提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精,注重效用。

第五条 公文处理必须做到准确、及时、安全。公文由文秘部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

第六条 全省各级行政机关的公文工作,应当贯彻“党政分开”的原则。凡属行政机关职权范围内的工作,不得以行政机关名义向党组织行文。行政机关公文,不得对党的组织作指示、交任务。

第七条 全省各级行政机关的公文处理工作,必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定,确保国家秘密安全。

第二章 公文主要种类

第八条 行政机关的公文种类主要有:

(一)命令(令)

适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。

(二)议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

(三)决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

(四)指示

适用于对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则。

(五)公告、通告

“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(六)通知

适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。

(七)通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

(八)报告

适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问。

(九)请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

(十)批复

适用于答复下级机关请示事项。

(十一)函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。

(十二)会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第九条 公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。

(一)发文机关应当写全称或者规范化简称;联合行文,主办机关应当排列在前。

(二)秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。文件的密级标注在首页右上方;函件的密级标注在眉首横线左下方。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。

(三)紧急文件应当分别标明“急件”或者“特急”;紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

如既是秘密公文、又是紧急公文,则先标明紧急程度,后在其下方标注秘密等级。

(四)发文字号包括机关代字、年份、序号。联合行文,只标注主办机关的发文字号。文件的发文字号一般标注在文头(版头)之下、横线中央上面;函件的发文字号则标注在横线之右下方、标题之上。

凡以行政机关名义制发的公文,由其办公厅(室)统一编号。

(五)上报的公文,应当在首页注明签发人姓名,并标注在发文字号右侧适当位置(发文字号可适当向左移)。

(六)公文标题,应当准确简要地概括公文的主要内容,一般应当标明发文机关,并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(七)主送机关是指收受、办理公文的单位,列在正文之前(即抬头);抄送机关是指与公文有密切关系的单位,列在主题词之下。

(八)正文是公文的主体部分,用来表达公文的内容。

(九)公文如有附件,应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

(十)成文时间,以领导人签发的日期为准;联合行文,以最后签发机关领导人签发的日期为准。凡注明会议通过的,以通过日期为准。电报以发出日期为准。

(十一)公文除会议纪要外,都应当加盖印章。用印位置在成文日期的上侧,要求上不压正文,下骑年盖月。联合上报的非法规性文件,由主办机关加盖印章。联合下发的公文,联合发文机关都应当加盖印章,将主办机关印章排列在前。

(十二)公文如有附注,如“此件不得登报”等字样,应当标注在成文日期左下方、主题词之上,并加括号。

(十三)公文一般应当标引主题词。主题词应当准确反映公文主要内容,并统一在《国务院公文主题词表》中选用。主题词按类属词、类别词、文种的顺序排列,不得超过5个,并标引在公文末页下端、抄送范围上方。

(十四)公文抄送范围标注在主题词下方位置。

(十五)公文一般应当有印制版记。印制版记包括公文制发(翻印)单位名称、制发(翻印)日期和印刷份数。制发(翻印)单位名称、日期和印刷份数置于公文末页下端。

第十条 制发公文,文字一律横排。公文纸一般用16开型白纸(长260毫米、宽184毫米);也可以采用国际标准4型(长297毫米、宽210毫米)。左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十一条 全省各级行政机关的行文关系,应当根据各自隶属关系和职权范围确定。

第十二条 省政府和省政府办公厅受理的公文主要是:国务院及其业务部门的有关公文,各省、自治区、直辖市的有关公文,本省各市、县人民政府、省政府组成部门、直属机构、办事机构、直属事业单位的有关公文等。凡属省政府各部门业务范围内的公文,来文单位应当迳送有关部门办理或者与有关部门协商办理。

各市、县人民政府及其办公室受理公文的范围参照省政府和省政府办公厅受理公文的范围确定。

第十三条 政府各部门在本部门职权范围内,可以互相行文,可以向下一级人民政府的有关业务部门行文,也可以根据本级政府授权和职权规定,向下一级人民政府行文。

第十四条 属于部门职权范围的事项,应当由部门发文或者几个部门联合发文。必须经政府审批的事项,经政府同意后,也可以由部门发文,文中可以注明经政府同意。

第十五条 向下级机关的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。

第十六条 政府各部门需要解决的问题,涉及其他部门的,应当主动与有关部门协商解决。经协商仍解决不了的,应当把不同意见写清楚,再上报政府。需要政府解决但涉及其他部门业务的问题,应当先征求有关部门意见后再报政府。应当协商、征求意见而未协商、征求意见的公文和公文代拟稿,政府不予受理。

第十七条 政府各部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上级机关有权责令纠正或者撤销。

第十八条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文;政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。

联合行文应当确有必要,单位不宜过多。

第十九条 各级行政机关一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时,应当抄送越过的上级机关。

第二十条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外,“请示”不得直接送领导者个人,尤其不能将同一“请示”分送多位领导者。

第二十一条 “报告”中不得夹带请示事项。

第二十二条 受双重领导的机关向上级机关请示,应当写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。

第二十三条 经过批准在报刊上发表的国家行政机关公文,应当视为正式公文依照执行,可以不再行文。同时,由发文机关印制少量文本,供存档备查。

第五章 公文起草

第二十四条 起草公文,是在领导决策过程中一项重要的参谋工作。起草重要公文,应当由领导干部亲自动手或者亲自指导、主持进行。

第二十五条 公文起草的基本要求:

(一)符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定,要切实可行,并加以说明。

(二)完整、准确地体现领导机关的意图。

(三)情况确实,观点明确,条理清楚,文字精炼,书写工整,标点准确,篇幅力求简短。

(四)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

(五)公文结构层次序数第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。

(六)必须使用国家法定的计量单位。

(七)用词用字准确、规范。文内使用简称,一般应当先用全称,并注明简称。

第二十六条 公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。

第二十七条 起草、修改和签批公文,用笔用墨必须符合存档要求。不得在文稿装订线外书写。凡字迹了草或者修改较多以及不合要求的文稿,应当眷写清楚后,再呈领导审批。

第六章 公文稿审核

第二十八条 为确保公文质量,公文稿在送领导审批或者签发之前,须经办公厅(室)审核。

第二十九条 公文稿审核的重点是:

(一)是否确需行文;

(二)内容是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定,政策是否保持连续性,提法是否同已发布的有关公文相衔接;

(三)提出的措施和办法是否符合实际、切实可行;

(四)内容涉及的部门是否经过协调,意见是否一致;

(五)文字表述是否概念准确,简明扼要,条理清楚,语法规范;

(六)是否符合规定的审批、会签手续;

(七)公文格式是否符合要求,文种的选择是否适当,秘密等级、紧急程度、发布范围等标注是否合理。

第三十条 公文稿如需作较大修改,应当与原起草部门协商或者请其修改。办公厅(室)作了较大修改的文稿,应当征求拟稿部门的意见。

第七章 我省各级政府及其办公厅(室)公文

发布的主要形式、适用范围及审批权限

第三十一条 我省各级政府及其办公厅(室)公文发布的主要形式及其适用范围通常有以下4种:

一是《……政府文件》,主要用于向上级机关的请示、报告,发布对本行政区域普遍指导意义的决定、指示、公告、通告、通知、通报等。

二是以《……政府》版头发的公文,主要用于涉及面小而又需以政府名义行文的事项,提请同级人大常委会审议事项的议案等。

三是《……办公厅(室)文件》,主要用于转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达需要下级政府和本级政府各部门周知和办理的事项等。

四是以《……办公厅(室)》版头发的公文,主要用于答复本级政府各部门或者下级政府的一般请示事项,传达政府领导对有关事项的批示,商洽工作、征询意见等。

政府业务部门召开的专业性会议和座谈会形式的报告、纪要,一般不以政府或者其办公厅(室)文件转发,由政府业务部门自行办理。

第三十二条 各级领导人必须按权限签发公文。主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间。其他审批人随后圈阅,视为同意主批人意见。

省政府上报国务院的请示、报告,由省长签发;省长不在时,由常务副省长签发;省长、常务副省长不在时,由临时主持省政府工作的副省长签发。

省政府发出的平行文或者下行文,重要的由省长或者常务副省长签发,一般的由副省长或者省长、副省长授权由秘书长签发。

省政府办公厅的公文,重要的或者涉及面广的,由省长或者副省长签发,一般的由省政府秘书长或者副秘书长签发。

我省各市、县政府及其办公室公文的审批权限,可以参照省政府和省政府办公厅公文审批权限规定精神办理。

第三十三条 公文稿经领导人签发后,如发现在内容上还有必须修改的问题,可以在征得签发人同意后,再修改。

第八章 公文办理

第三十四条 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

(一)公文应当按照程序办理。除领导者直接交办的事项外,凡越过文秘部门直接送领导者个人的公文,一律不予受理。

(二)收发公文必须将其标题、密级、发文字号、紧急程度、来(发)文单位、收发日期、收文编号及领导批示等逐项登记清楚,以利查询。对秘密公文,保密员应当认真核查密封、编号、正文和附件的份数、页数,如发现问题必须立即查明情况,妥善处理。签收紧急公文应当注明具体时间。

(三)对上级机关来文,应当注明来文分数、分送部门,请某领导阅批或者某部门主办;来文只需一个部门处理的,不论份数多少,只送一个部门。凡需要办理的下级机关或者不相隶属机关的公文,文秘部门一般应当摘录公文的主要内容及有关部门意见,并提出拟办意见,报请领导批示。紧急公文,应当提出办理时限。

(四)凡收到属某部门业务范围的公文,或者涉及几个部门业务范围,但可以由某部门为主办理的公文,政府的文秘部门应当将公文退回来文单位,并注明由其迳送该部门处理。

(五)承办部门接到必须办理的公文,应当抓紧办理,不得延误、推诿。属本部门职权范围内的,应当及时办理,直接答复;涉及其他部门业务的,应当同有关部门协商办理;重大问题必须报请政府审批的,承办部门应当提出处理意见,代拟复稿,经部门主要负责人审核签发(主要负责人外出时,由主持工作的负责人签发)后连同原件上报。来文如有前卷,应当附上前卷处理情况;来文不需复文或者可以用其他形式办理的,承办人员应当将办理结果记录在公文上,以便归档备查。

(六)办公厅(室)和业务部门应当建立公文催办检查制度,做到公文件件有着落、事事有交待。凡是已报请领导人批示或者交有关业务部门办理的公文,文秘部门要负责催办、查办,做到紧急公文跟踪催办、查办,重要公文重点催办、查办,一般公文定期催办、查办,切实防止漏办和压误。对下发的重要公文,应当及时了解和反馈执行情况。办公厅(室)和各业务部门,应当定期向本部门领导汇报公文处理情况及存在问题。各业务部门对办公厅(室)催办的公文,应当及时准确地说明办理情况。

(七)缮印公文,应当按轻重缓急安排。紧急公文必须按时间要求印出,不得压误。缮印公文必须迅速准确,字样清晰,装订整齐,符合格式。校对人对付印的稿件负责。校对必须认真细致,准确无误,如发现不妥之处,应当及时与拟稿人或者核稿人商量改正。原稿不清楚的,应当请拟稿人看过清样后再付印。校对人应当在公文清样上签名,以示负责。

印刷秘密公文,应当交由本单位内部打字室或者委托持有保密部门颁发的《国家秘密载体复制许可证》的印刷厂印刷。秘密公文的印刷、校对应当尽量减少接触人员。绝密公文的印刷、校对应当指定专人进行。

(八)机关印章及机关领导人用于公文的名章,由办公厅(室)或者领导指定的部门专人掌管,并负责用印监印。

凡以机关名义制发的公文,必须凭经机关领导签发的文稿,方予用印。公文用印后,文稿应当留在机关,几个机关联合行文时,文稿留在主办机关。

如发现公文不符合要求,监印人有责任向有关人员提出意见,经修正后,方予用印。

(九)传递公文必须做到及时、准确、安全。传递秘密公文应当采取相应的保密措施,确保公文安全。

(十)利用传真系统传送秘密公文时,必须采用加密装置。凡需档或者送领导人批示的传真件,应当复制后再行处理,以利长期保存。

第三十五条 上报的公文,如不符合本实施细则第十二条、第十六条、第十九条、第二十条、第二十五条第一款的规定,上级机关的文秘部门可以退回呈报单位。

第九章 公文利用和管理

第三十六条 我省各级国家行政机关的公文由其办公厅(室)严格管理。公文只发组织,一般不发个人。

第三十七条 需送领导传阅的公文,一般按其排列顺序及时送阅。

第三十八条 领导同志阅、批的公文退回后,送阅人应当即行清点,以防遗失。

第三十九条 借用公文或者公文底稿,一律办理有关手续。工作人员调离机关时,必须清退其保存的全部公文。

第四十条 上级机关的发文,除绝密或者注明不准翻印的外,经下级机关的负责人或者办公厅(室)主任批准,可以翻印、转发、复印。翻印、转发、复印件的管理办法与原件相同。翻印时应当注明翻印的机关、份数和时间。密码电报不得翻印、复制,不得密电明复、明电密电混用。

第四十一条 办公厅(室)应当定期对收进和发出的秘密公文进行清理和清退,并将清理和清退情况向上级机关报告。

第四十二条 办公厅(室)有条件的应当设立阅文室,为机关工作人员阅读公文提供方便。

第十章 公文立卷、归档和销毁

第四十三条 应当归档的公文,办公厅(室)必须定期清理归档,已经办结并有保存价值的公文(包括录像带、录音带、相片、电报等,下同),承办人员应当根据文书立卷的要求,及时将公文定稿、正本和有关材料整理好,送办公厅(室)统一立卷。会议文件由管理会议文件的工作人员负责整理、移交归档。绝密公文办结后应当随时归档。

第四十四条 公文立卷应当根据其特征、相互联系和保存价值分类整理,保证齐全、完整,正确反映机关的主要情况,便于保管、查找和利用。案卷标题应当准确地反映出卷内公文的作者、内容和文种。立好的案卷应当确定保管期限。

第四十五条 立好的案卷,应当按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当存档的公文。立卷归档工作应当接受机关档案部门的指导、协调和监督。

第四十六条 没有存档和查考价值的公文,经保密员鉴别和办公厅(室)分管领导批准,可以定期销毁。销毁秘密公文,应当履行严格的登记手续,经办公厅(室)分管领导批准后由两人以上监销,保证不丢失、不漏销。在销毁公文过程中,禁止无关人员介入,以防泄密。

第十一章 附则

第四十七条 本实施细则由海南省人民政府办公厅负责解释。

第四十八条 本实施细则自发布之日起施行,一九九三年六月二日海南省人民政府办公厅修订发布的《海南省行政机关公文处理实施细则》同时废止。本省其他有关行政机关公文处理的规定,与本实施细则不一致的,以本实施细则为准。

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